Kilometervergoedingen op kwartaalbasis of jaarbasis: vrije keuze !

De vergoeding voor verplaatsingen wordt geacht bepaald te zijn volgens ernstige normen wanneer de vennootschap het bedrag ervan berekent door het werkelijk aantal afgelegde kilometers te vermenigvuldigen met het kilometertarief dat de staat betaalt aan zijn ambtenaren als zij dienstreizen doen met een eigen wagen, motorfiets of bromfiets.

Het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding wordt zowel per kwartaal als jaarlijks (op 1 juli) aangepast.

Tarief op kwartaalbasis

Tarief op jaarbasis

De administratie aanvaardt dat zowel de forfaitaire kilometervergoeding op kwartaalbasis als de forfaitaire kilometervergoeding op jaarbasis wordt aangemerkt als een ernstige norm.

Werkgevers uit de privésector mogen dus kiezen welk tarief zij toepassen. Maar de werkgever moet wel consequent zijn in zijn keuze: als hij het tarief op jaarbasis kiest, moet hij dat tarief gedurende de volledige geldigheidsduur toepassen en mag hij tijdens die periode niet overschakelen naar het forfaitaire kwartaaltarief (circulaire 2023/C/78 van 18 september 2023).

M.a.w. kiest de vennootschap voor de toepassing van het jaarforfait van 0,4280 EUR/km , dan moet zij zich daar voor de volledige periode van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2024 aan houden. Zij kan dan ten vroegste vanaf 1 juli 2024 omschakelen naar het forfaitaire kwartaalsysteem.

Ook de RSZ neemt hetzelfde standpunt in als de fiscus: de werkgever mag dus ook op sociaal vlak tussen de twee systemen (jaartarief of kwartaaltarief) kiezen, maar hij moet consequent zijn in die keuze (bericht van de RSZ van 15.09.2023).