Woon-werkvergoedingen

U wilt aan uw werknemers een financiële tegemoetkoming geven voor hun dagelijkse verplaatsing van thuis naar het werk en terug. Dat kan op een fiscaalvriendelijke manier. In een circulaire van 18.05.2015 zet de fiscus de principes daarvan nog eens op een rijtje…

Aftrekbare uitgave voor de werkgever 

Als werkgever kunt u aan uw werknemers een vergoeding geven voor hun reiskosten van de woonplaats naar de plaats van tewerkstelling van woon-werkverkeer. Voor u als werkgever is die vergoeding aftrekbaar als u ze vermeldt op de fiscale fiches 281.10 ( in het vak 18 “Bijdragen in de reiskosten”). 

Belastbaar voor de werknemer?

In principe is deze vergoeding een belastbare loon voor uw werknemer. Gelukkig kan een deel van deze woon-werkvergoeding vrijgesteld op voorwaarde dat de werknemer zijn werkelijke kosten niet bewijst (artikel 38, § 1, eerste lid, 9°, WIB 92). Bewijst de werknemer wel zijn werkelijke kosten, dan zal de volledige werkgeversbijdrage belast worden tegen het progressieve tarief van de personenbelasting.

De mate van vrijstelling van de ontvangen vergoeding zal afhangen af van het gebruikte vervoermiddel.

Uw werknemer komt met de fiets.  Wanneer u aan uw werknemer een kilometervergoeding betaalt voor de verplaatsingen met de fiets van hun woonplaats naar het werk, dan is deze vergoeding vrijgesteld tot € 0,22 per kilometer artikel 38, § 1, eerste lid, 14°, a) WIB 92.

Uw werknemer komt met het openbaar vervoer. Doet uw werknemer een beroep op het openbaar gemeenschappelijk vervoer (trein, tram, bus, metro), dan is de volledige werkgeversbijdrage in dat openbaar vervoer vrijgesteld (art. 38, § 1, eerste lid, 9°, WIB 92).

Deze vrijstelling zal steeds volledig worden toegestaan vanaf het ogenblik dat de werknemer gebruik heeft gemaakt van het openbaar vervoer en dit ongeacht of de werknemer al dan niet regelmatig gebruik heeft gemaakt van het openbaar vervoer en ongeachte of de werknemer al dan niet een openbaar vervoersabonnement heeft. Het maakt niet uit of de werkgeversbijdrage al dan niet betrekking heeft op de verplichte dan wel op de vrijwillige werkgeversbijdrage. 

Tip. Zelfs de terugbetaalde kosten gedaan om de fiets mee te nemen op het openbaar gemeenschappelijk vervoer in het kader van woon-werkverplaatsingen, worden aanzien als een vrijgestelde vergoeding (circulaire nr. Ci.RH.241/565.608 (AOIF 38/2004) d.d. 29.09.2004). 

Uw werknemer komt met de auto. Gebruikt  uw werknemer op een ander vervoersmiddel zoals (bv. zijn auto of te voet gaan) , dan  bedraagt de vrijstelling maximaal € 380 per jaar.

Tip 1. Dit bedrag van € 380 geldt per jaar en hoeft u niet te proraterend wanneer er slechts enkele maanden per jaar wordt gewerkt of wanneer de werknemer eerst een halfjaar de trein heeft genomen. 

Tip 2. Deze vrijstelling is in principe ook van toepassing wanneer de werknemer beschikt over een bedrijfswagen waarvoor een voordeel van alle aard wordt aangegeven (Parl. Vr. dd 13.07.2009) 

Combinatie van auto, openbaar vervoer en fiets. Stel dat uw werknemer van bij hem thuis tot aan het station de auto neemt, vervolgens een stuk van de weg met de trein aflegt, en tenslotte van het station van bestemming met de fiets tot aan uw bedrijf komt, dan geldt de vrijstelling per vervoerswijze: max. 380 voor de rit met de wagen naar het station, volledige vrijstelling voor treinabonnement en € 0,22 per kilometer voor het fietstraject. Immers, bovenstaande vrijstellingen moet per vervoersmiddel worden berekend. Concreet betekent dit dat de drie vrijstellingen kunnen worden gecumuleerd.

Wat met een globale vergoeding? 

Betaalt u een forfaitaire bedrag voor van de kosten van woon-werkverkeer met verschillende  vervoermiddelen , dan kan men niet vaststellen aan welke vervoerswijze deze bijdrage is besteed. Als werkgever kunt u die globale vergoeding aftrekken als beroepskost. Uw werknemer moet dan zijn vrijstelling vragen voor max.€ 380 EUR plus het gedeelte van de vergoeding die hij heeft besteed aan openbaar vervoer. 

Voorbeeld. Stel dat u aan uw werknemer bv. een globale vergoeding van € 2000 per jaar.

De werknemer wandelt naar het station en maakt vervolgens gebruik van de trein om zich naar zijn plaats van tewerkstelling te begeven. Uit een attest van de openbare vervoersmaatschappij blijkt dat hij 1.200 EUR heeft betaald aan de openbare vervoersmaatschappij voor zijn abonnement. Deze bijdrage in de reiskosten van 2.000 EUR kan ten belope van 1.580 EUR worden vrijgesteld (namelijk 380 euro + 1.200 euro), voor zover uiteraard de beroepskosten niet bewijst.Dit bedrag van € 1.580 moet dan worden vermeld onder de code 1255/2255 in de aangifte personenbelasting.

Bron: circulaire AAFisc Nr. 19/2015 (nr. Ci.RH.241/630.298) dd. 18.05.2015.

Een tussenkomst door een werkgever in de kosten van het woon-werkverkeer van een werknemer is in hoofde van uw werknemer in bepaalde mate vrijgesteld als de werknemer zijn werkelijke beroepskosten niet bewijst. Zelfs een globale vergoeding kan.