Iedere belastingplichtige is ertoe gehouden de kopieën te bewaren van de facturen die door hemzelf, door zijn afnemer of zijn verkrijger of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde worden uitgereikt. Eenieder is gehouden zijn ontvangen facturen te bewaren (artikel 60, §1 WBTW). Facturen moeten ofwel in een elektronisch formaat ofwel op papier worden bewaard.

Nieuwe btw bewaartermijn: 25 jaar ... en zelfs tot 32 jaar!

Principe : 7 jaar

De facturen en kopieën van facturen bedoeld in deze paragraaf dienen te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking (artikel 60, §3 WBTW). De boeken en andere stukken, waarvan dit Wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opstellen of het uitreiken voorschrijven, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgesteld, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat de andere stukken betreft. 

Ten aanzien van de boeken begint deze termijn te lopen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van sluiting van de boeken en loopt tot het einde van het zevende kalenderjaar dat daarop volgt. Voor de facturen begint deze termijn te lopen vanaf de datum van uitreiking of opmaak en eindigt ook pas op het einde van het zevende kalenderjaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op die datum.

Uitzondering : 15 jaar

Alle boeken, stukken, facturen, rekeninguittreksels enz. die betrekking hebben op de oprichting of verkrijging van een nieuw gebouw met toepassing van btw, of een zakelijk recht op een nieuw gebouw, moeten worden bijgehouden gedurende 15 jaar, zijnde de herzieningstermijn toepasselijk op nieuwe gebouwen. Deze termijn begint te lopen vanaf 1 januari van het jaar van ingebruikname.

Nieuwe uitzondering : 25 jaar …

Vanaf 1 januari 2019 kunnen verhuurder en huurder er uitdrukkelijke voor opteren om de verhuur van nieuwe professionele onroerende goederen met toepassing van btw te laten verlopen (nieuw artikel 44, §3, 2° d) WBTW). Indien onroerend goed  wordt verhuurd onder het nieuwe optionele btw-regime, dan bedraagt de herzieningstermijn aangaande de btw geheven van de oprichting of verkrijging van dat gebouw, geen 15 jaar maar 25 jaar. Ook deze termijn begint te lopen vanaf 1 januari van het jaar van ingebruikname. De nieuwe herzieningstermijn van 25 jaar heeft logischerwijze tot gevolg dat de betreffende stukken zullen moeten bijgehouden worden gedurende dezelfde termijn.

…. En zelfs tot 32 jaar !

Elke belastingplichtige moet een tabel der bedrijfsmiddelen bijhouden die het mogelijk maakt de aftrek en de herzieningen die hij heeft verricht te controleren (artikel 11, §5 KB nr. 3). Deze tabel moet worden bewaard gedurende zeven jaren vanaf het verstrijken van het bedoelde herzieningstijdvak (dus 25 jaar + 7 jaar = tot 32 jaar).

Volgens de minister van Financiën is er echter geen afzonderlijke tabel van de bedrijfsmiddelen vereist, wanneer reeds al de nodige elementen voor een eventuele herziening blijken uit een combinatie van de gegevens vermeld in de voor de inkomstenbelastingen bijgehouden afschrijvingstabellen en deze vermeld in het boek voor inkomende facturen (Parl. vraag van de heer Vastersavendts, 21.01.2013).

Wenst u meer te vernemen van de onroerende verhuur met btw-optie?
Woon dan ons seminarie "onroerende verhuur en btw: definitieve regeling" bij op 17/12/2018 (Antwerpen) of op 20/12/2018 (Gent)