De administratie brengt enkele verduidelijkingen aan inzake de vereiste minimumduur van een buitenlandse dienstreis en inzake de vergoedingen voor de dagen van vertrek en terugkeer van de opdracht in het buitenland als kost eigen aan de werkgever. Deze versoepelingen zijn van toepassing vanaf 01.01.2025.
Bron: circulaire 2025/C/70 dd. 27.10.2025 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen.
Belastingvrije vergoedingen
Werknemers en bedrijfsleiders die in opdracht van hun werkgever of vennootschap een opdracht in het buitenland verrichten, worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die verband houden met deze buitenlandse opdrachten en die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever of vennootschap.
Een onderneming kan aan haar werknemers en bedrijfsleiders in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekennen die onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een niet-belastbare terugbetaling van een eigen kost van de werkgever of vennootschap worden aangemerkt.
Voor de korte buitenlandse dienstreizen van maximaal 30 opeenvolgende kalenderdagen, kan men beroep doen op de bedragen van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot categorie 1.
Voor de lange beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen, mogen de bedragen van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot categorie 2, toegepast worden.
Sinds 01.08.2025 zijn nieuwe bedragen van toepassing (MB van 14 juli 2025, B.S. 01.08.2025).
Afschaffing minimumduur buitenlandse dienstreis
Tot en met 31.12.2024 werd voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal een afwezigheid van minimum 10 uren vereist voor het volledige bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding (categorie 1) als eigen kost van de werkgever (circulaire 2023/C/61, randnr. 9, tweede streepje).
VOORBEELD
Anna maakt in opdracht van haar werkgever een dienstreis naar Nederland, waar zij haar werkgever zal vertegenwoordigen op een conferentie in Breda. Zij vertrekt op dinsdag 16.12.2025 om 8u vanuit Antwerpen (haar vaste plaats van tewerkstelling). Zij keert diezelfde dag meteen na haar opdracht terug en komt om 17u30 opnieuw aan in Antwerpen. Zij krijgt geen andere vergoedingen zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques. Vanaf 01.08.2025 bedraagt het maximumbedrag van categorie 1 voor Nederland 103 euro per dag.
Anna mag voor deze dienstreis naar Nederland een belastingvrije vergoeding van 103 euro ontvangen.
Afschaffing halvering voor dagen van vertrek en terugkeer
Tot en met 31.12.2024 kon voor dienstreizen van langer dan een etmaal en voor beroepsmatige verblijven van meer dan 30 dagen, slechts 50 % van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding als eigen kost van de werkgever toegekend worden voor de dagen van vertrek en terugkeer (circulaire 2023/C/61, randnr. 20).
Op die halve dagvergoedingen moesten geen procentuele verminderingen worden toegepast wanneer de werkgever of vennootschap de huisvestingskosten terugbetaalt of ten laste neemt en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten (circulaire 2023/C/61, randnr. 21).
Op de volledige verblijfsvergoedingen voor de dagen van vertrek en terugkeer moeten wel procentuele verminderingen worden toegepast wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten.
Bij een dienstreis waarbij verschillende landen worden aangedaan, is de plaats van de laatste overnachting determinerend voor het volgende etmaal.
VOORBEELD 1
Koen maakt in opdracht van zijn werkgever een dienstreis naar Parijs. Hij vertrekt op maandag 01.09.2025 vanuit Brussel (zijn vaste plaats van tewerkstelling) en keert terug op donderdag 04.09.2025. Hij krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).
Aan Koen mag de volgende niet-belastbare vergoeding worden toegekend: 4 dagen × 95 euro/dag = 380 euro.
- De bedragen van categorie 1 zijn van toepassing op deze korte buitenlandse dienstreis.
- Voor Frankrijk bedraagt het maximumbedrag van categorie 1 vanaf 01.08.2025 95 euro per dag. Dit maximumbedrag moet niet meer worden gehalveerd voor de dagen van vertrek en terugkeer.
VOORBEELD 2
Lara werd door haar werkgever uitgezonden naar Spanje en Portugal voor het uitvoeren van een marktonderzoek. Zij vertrok op 01.09.2025 vanuit Brussel (haar vaste plaats van tewerkstelling) naar Spanje waar zij verbleef in Madrid. Het ontbijt en het diner zijn inbegrepen in de huisvestingskosten die door de werkgever worden ten laste genomen.
Op 21.09.2025 reisde zij door naar Portugal waar zij in Lissabon verbleef. Het ontbijt is inbegrepen in de overnachtingskosten. Op 09.10.2025 was zij terug in België.
Zij krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).
Aan Lara mag de volgende niet-belastbare vergoeding worden toegekend:
- 21 dagen (01.09.2025 t.e.m. 21.09.2025) × (45 euro – 45 % (45 euro)) = 519,75 euro
- 18 dagen (22.09.2025 t.e.m. 09.10.2025) × 43 euro = 774 euro
- Totaal: 1.293,75 euro.
Toelichting:
- De bedragen van categorie 2 zijn van toepassing aangezien het een beroepsmatig verblijf in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen betreft (lange dienstreis).
- Voor Spanje bedraagt het maximumbedrag van categorie 2 vanaf 01.08.2025 45 euro per dag. Er moet geen halvering worden toegepast voor de dag van vertrek (01.09.2025). Het maximumbedrag moet wel worden verminderd met 45 % aangezien de kosten voor het diner vervat zijn in de door de werkgever ten laste genomen huisvestingskosten. Bij een dienstreis waarbij verschillende landen worden aangedaan, is de plaats van de laatste overnachting determinerend voor het volgende etmaal. Voor 21.09.2025 is dus het Spaanse bedrag van toepassing (totaal: 21 dagen).
- Voor Portugal bedraagt het maximumbedrag van categorie 2 vanaf 01.08.2025 43 euro per dag. Hierop moet geen procentuele vermindering worden toegepast. Er moet ook geen halvering worden toegepast voor de dag van terugkeer. Het Portugese bedrag mag dus ten belope van 100 % worden toegekend vanaf 22.09.2025 t.e.m. 09.10.2025 (totaal: 18 dagen).
Vanaf 01.01.2025 versoepelt de administratie de toekenning van de dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen door het afschaffen van de minimumduur van 10 uren en door het afschaffen van de halvering van de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer.
Dagelijkse forfaitaire vergoedingen van toepassing vanaf 01.08.2025
| Landen | Steden | Categorie 1 - in EUR | Categorie 2 - in EUR |
| Kabul | Alle bestemmingen | ||
| Tirana | Alle bestemmingen | ||
| Algiers | Alle bestemmingen | ||
| Pago Pago | Alle bestemmingen | ||
| Andorra La Vella | Alle bestemmingen | ||
| Luanda | Alle bestemmingen | ||
| The Valley | Alle bestemmingen | ||
| St. John's | Alle bestemmingen | ||
| Buenos Aires | Alle bestemmingen | ||
| Yerevan | Alle bestemmingen | ||
| Oranjestad | Alle bestemmingen | ||
| Canberra | Alle bestemmingen | ||
| Vienna | Alle bestemmingen | ||
| Baku | Alle bestemmingen | ||
| Nassau | Alle bestemmingen | ||
| Manama | Alle bestemmingen | ||
| Dhaka | Alle bestemmingen | ||
| Bridgetown | Alle bestemmingen | ||
| Minsk | Alle bestemmingen | ||
| Belmopan | Alle bestemmingen | ||
| Porto - Novo | Alle bestemmingen | ||
| Hamilton | Alle bestemmingen | ||
| Thimphu | Alle bestemmingen | ||
| La Paz | Alle bestemmingen | ||
| Kralendijk | Alle bestemmingen | ||
| Sarajevo | Alle bestemmingen | ||
| Gaborone | Alle bestemmingen | ||
| Brasilia | Alle bestemmingen | ||
| Road Town | Alle bestemmingen | ||
| Bandar Seri Begawan | Alle bestemmingen | ||
| Sofia | Alle bestemmingen | ||
| Ouagadougou | Alle bestemmingen | ||
| Bujumbura | Alle bestemmingen | ||
| Phnom Penh | Alle bestemmingen | ||
| Yaoundé | Alle bestemmingen | ||
| Ottawa | Alle bestemmingen | ||
| Santa Cruz de Tenerife | Alle bestemmingen | ||
| Praia | Alle bestemmingen | ||
| George Town | Alle bestemmingen | ||
| Bangui | Alle bestemmingen | ||
| N'Djamena | Alle bestemmingen | ||
| Santiago | Alle bestemmingen | ||
| Beijing | Alle bestemmingen | ||
| Hong Kong | Alle bestemmingen | ||
| Macau | Alle bestemmingen | ||
| Bogota | Alle bestemmingen | ||
| Moroni | Alle bestemmingen | ||
| Kinshasa | Alle bestemmingen | ||
| Brazzaville | Alle bestemmingen | ||
| Avarua | Alle bestemmingen | ||
| San José | Alle bestemmingen | ||
| Yamoussoukro | Alle bestemmingen | ||
| Zagreb | Alle bestemmingen | ||
| Havana | Alle bestemmingen | ||
| Willemstad | Alle bestemmingen | ||
| Nicosia | Alle bestemmingen | ||
| Prague | Alle bestemmingen | ||
| Copenhagen | Alle bestemmingen | ||
| Djibouti | Alle bestemmingen | ||
| Roseau | Alle bestemmingen | ||
| Santo Domingo | Alle bestemmingen | ||
| Quito | Alle bestemmingen | ||
| Cairo | Alle bestemmingen | ||
| San Salvador | Alle bestemmingen | ||
| Malabo | Alle bestemmingen | ||
| Asmara | Alle bestemmingen | ||
| Tallinn | Alle bestemmingen | ||
| Addis Ababa | Alle bestemmingen | ||
| Mbabane | Alle bestemmingen | ||
| Suva | Alle bestemmingen | ||
| Helsinki | Alle bestemmingen | ||
| Paris | Alle bestemmingen | ||
| Cayenne | Alle bestemmingen | ||
| Papeete | Alle bestemmingen | ||
| Libreville | Alle bestemmingen | ||
| Banjul | Alle bestemmingen | ||
| Tbilisi | Alle bestemmingen | ||
| Berlin | Alle bestemmingen | ||
| Accra | Alle bestemmingen | ||
| Gibraltar | Alle bestemmingen | ||
| Athens | Alle bestemmingen | ||
| Nuuk | Alle bestemmingen | ||
| St. George's | Alle bestemmingen | ||
| Basse - Terre | Alle bestemmingen | ||
| Hagatna | Alle bestemmingen | ||
| Guatemala City | Alle bestemmingen | ||
| Conakry | Alle bestemmingen | ||
| Bissau | Alle bestemmingen | ||
| Georgetown | Alle bestemmingen | ||
| Port-au-Prince | Alle bestemmingen | ||
| Tegucigalpa | Alle bestemmingen | ||
| Budapest | Alle bestemmingen | ||
| Reykjavik | Alle bestemmingen | ||
| New Delhi | Alle bestemmingen | ||
| Jakarta | Alle bestemmingen | ||
| Tehran | Alle bestemmingen | ||
| Baghdad | Alle bestemmingen | ||
| Dublin | Alle bestemmingen | ||
| Jerusalem | Alle bestemmingen | ||
| Roma | Alle bestemmingen | ||
| Kingston | Alle bestemmingen | ||
| Tokyo | Alle bestemmingen | ||
| Amman | Alle bestemmingen | ||
| Astana | Alle bestemmingen | ||
| Nairobi | Alle bestemmingen | ||
| South Tarawa | Alle bestemmingen | ||
| Pyongyang | Alle bestemmingen | ||
| Seoul | Alle bestemmingen | ||
| Pristina | Alle bestemmingen | ||
| Kuwait City | Alle bestemmingen | ||
| Bishkek | Alle bestemmingen | ||
| Vientiane | Alle bestemmingen | ||
| Riga | Alle bestemmingen | ||
| Beirut | Alle bestemmingen | ||
| Maseru | Alle bestemmingen | ||
| Monrovia | Alle bestemmingen | ||
| Tripoli | Alle bestemmingen | ||
| Vaduz | Alle bestemmingen | ||
| Vilnius | Alle bestemmingen | ||
| Luxembourg City | Alle bestemmingen | ||
| Antananarivo | Alle bestemmingen | ||
| Lilongwe | Alle bestemmingen | ||
| Kuala Lumpur | Alle bestemmingen | ||
| Malé | Alle bestemmingen | ||
| Bamako | Alle bestemmingen | ||
| Valletta | Alle bestemmingen | ||
| Majuro | Alle bestemmingen | ||
| Fort de France | Alle bestemmingen | ||
| Nouakchott | Alle bestemmingen | ||
| Port Louis | Alle bestemmingen | ||
| Mamoudzou | Alle bestemmingen | ||
| Mexico City | Alle bestemmingen | ||
| Palikir | Alle bestemmingen | ||
| Chişinău | Alle bestemmingen | ||
| Monaco | Alle bestemmingen | ||
| Ulaanbaatar | Alle bestemmingen | ||
| Podgorica | Alle bestemmingen | ||
| Plymouth | Alle bestemmingen | ||
| Rabat | Alle bestemmingen | ||
| Maputo | Alle bestemmingen | ||
| Naypyidaw | Alle bestemmingen | ||
| Windhoek | Alle bestemmingen | ||
| Yaren | Alle bestemmingen | ||
| Kathmandu | Alle bestemmingen | ||
| Amsterdam | Alle bestemmingen | ||
| Nouméa | Alle bestemmingen | ||
| Wellington | Alle bestemmingen | ||
| Managua | Alle bestemmingen | ||
| Niamey | Alle bestemmingen | ||
| Abuja | Alle bestemmingen | ||
| Alofi | Alle bestemmingen | ||
| Skopje | Alle bestemmingen | ||
| Saipan | Alle bestemmingen | ||
| Oslo | Alle bestemmingen | ||
| Muscat | Alle bestemmingen | ||
| Islamabad | Alle bestemmingen | ||
| Ngerulmud | Alle bestemmingen | ||
| Panama City | Alle bestemmingen | ||
| Port Moresby | Alle bestemmingen | ||
| Asunción | Alle bestemmingen | ||
| Lima | Alle bestemmingen | ||
| Manila | Alle bestemmingen | ||
| Warsaw | Alle bestemmingen | ||
| Lisbon | Alle bestemmingen | ||
| San Juan | Alle bestemmingen | ||
| Doha | Alle bestemmingen | ||
| Saint - Denis | Alle bestemmingen | ||
| Bucharest | Alle bestemmingen | ||
| Moscow | Alle bestemmingen | ||
| Kigali | Alle bestemmingen | ||
| Apia | Alle bestemmingen | ||
| San Marino | Alle bestemmingen | ||
| Basseterre | Alle bestemmingen | ||
| Castries | Alle bestemmingen | ||
| Kingstown | Alle bestemmingen | ||
| São Tomé | Alle bestemmingen | ||
| Riyadh | Alle bestemmingen | ||
| Philipsburg | Alle bestemmingen | ||
| Dakar | Alle bestemmingen | ||
| Belgrade | Alle bestemmingen | ||
| Victoria | Alle bestemmingen | ||
| Freetown | Alle bestemmingen | ||
| Singapore | Alle bestemmingen | ||
| Bratislava | Alle bestemmingen | ||
| Ljubljana | Alle bestemmingen | ||
| Honiara | Alle bestemmingen | ||
| Mogadishu | Alle bestemmingen | ||
| Pretoria | Alle bestemmingen | ||
| Juba | Alle bestemmingen | ||
| Madrid | Alle bestemmingen | ||
| Sri Jayawardenepura | Alle bestemmingen | ||
| Khartoum | Alle bestemmingen | ||
| Paramaribo | Alle bestemmingen | ||
| Stockholm | Alle bestemmingen | ||
| Bern | Alle bestemmingen | ||
| Damascus | Alle bestemmingen | ||
| Taipei | Alle bestemmingen | ||
| Dushanbe | Alle bestemmingen | ||
| Dodoma | Alle bestemmingen | ||
| Bangkok | Alle bestemmingen | ||
| Dili | Alle bestemmingen | ||
| Lomé | Alle bestemmingen | ||
| Nuku'alofa | Alle bestemmingen | ||
| Port of Spain | Alle bestemmingen | ||
| Tunis | Alle bestemmingen | ||
| Ankara | Alle bestemmingen | ||
| Ashgabat | Alle bestemmingen | ||
| Cockburn Town | Alle bestemmingen | ||
| Funafuti | Alle bestemmingen | ||
| Kampala | Alle bestemmingen | ||
| Kiev | Alle bestemmingen | ||
| Abu Dhabi | Alle bestemmingen | ||
| London | Alle bestemmingen | ||
| Washington, D.C. | Alle bestemmingen | ||
| Montevideo | Alle bestemmingen | ||
| Tashkent | Alle bestemmingen | ||
| Port Vila | Alle bestemmingen | ||
| Caracas | Alle bestemmingen | ||
| Hanoi | Alle bestemmingen | ||
| Charlotte Amalie | Alle bestemmingen | ||
| Mata - Utu | Alle bestemmingen | ||
| Ramallah, Gaza | Alle bestemmingen | ||
| Sana'a | Alle bestemmingen | ||
| Lusaka | Alle bestemmingen | ||
| Harare | Alle bestemmingen |