Bent u btw-plichtig en verkoopt u goederen aan een btw-plichtige koper uit een ander EU-land (bv. Nederland, Italië, Polen, …), dan kunt u die in principe verkopen zonder btw. Het gaat dan m.a.w. om een zgn. vrijgestelde intracommunautaire levering (art. 39bis, eerste lid, 1° W. Btw).
De vrijstelling van btw geldt in de eerste plaats alleen maar als u verkoopt aan een professionele koper die zelf in het ander EU-land de btw zal moeten betalen (een zgn. intracommunautaire verwerving).
Bovendien is de vrijstelling alleen maar van toepassing als de goederen daadwerkelijk België hebben verlaten, met als bestemming een ander EU-land.
Bij een btw-controle moet u zelf bewijzen dat de voorwaarden voor de vrijstelling vervuld zijn, zo niet moet u zelf alsnog in België de verschuldigde btw betalen (plus eventuele nalatigheidsinteresten en een boete).
U moet zo kunnen bewijzen dat de goederen effectief vervoerd zijn naar een ander EU-land. U kunt dat doen via een aantal documenten, zoals bv. vervoersdocumenten (CMR) en de factuur van het transport, maar ook via betalingsbewijzen (vermijd indien mogelijk contante betalingen), contracten, bestelbons, faxen, e-mails, andere in de sector gebruikelijke handelsdocumenten, enz. In principe is echter geen enkel document op zich voldoende als bewijs. U moet dus meerdere documenten tegelijk kunnen voorleggen waaruit de echtheid van het vervoer blijkt (KB nr. 52, art. 3).
Vervoert de koper de goederen zelf naar een ander EU-land, dan nam de Administratie tot voor kort geen genoegen met alleen een verklaring van de koper dat de goederen effectief zullen worden vervoerd naar een ander EU-land. U moest in dat geval ook het effectieve transport kunnen bewijzen. U moest er dus voor zorgen dat uw koper u sowieso een kopie bezorgt van de CMR of een ander transportdocument. En dat is in de praktijk vaak een probleem.
De minister van Financiën heeft dan ook in zijn algemene beleidsnota voor 2016 aangekondigd om de bewijsregels bij intracommunautaire leveringen te versoepelen en te vereenvoudigen, met het oog op rechtszekerheid.
Als u, naast de verkoopfactuur en betalingsbewijzen van de verkoopprijs, een zgn. bestemmingsdocument kunt voorleggen, dan geldt dit als alternatief bewijs van het intracommunautair vervoer en wordt dit beschouwd juist te zijn tot bewijs van het tegendeel (Beslissing nr. ET 129.460 d.d. 01.07.2016).
Zo’n bestemmingsdocument, dat in principe wordt opgesteld door de leverancier en ter goedkeuring wordt ondertekend door de koper en een aantal verplichte vermeldingen moet bevatten, attesteert dat de goederen in het bezit zijn van de koper op een plaats buiten België maar binnen de EU, ongeacht de overeengekomen leveringsvoorwaarden.
U kunt op deze alternatieve bewijsvoering evenwel geen beroep doen in geval van niet-indiening van de IC-opgave en in geval van fraude.